Jak przygotować się do zakupu systemu ERP? Podjęcie decyzji biznesowej w zakresie wdrożenia nowego rozwiązania wymaga odpowiedzi na pytanie “ile to będzie kosztowało”?
Na początku warto zaznaczyć, że koszty wdrożenia nie są kosztami stałymi i równymi. To nie jest kolejny niewielki projekt do zrealizowania w danym kwartale. Wybór odpowiedniego oprogramowania, oszacowanie wymagań i budżetu oraz przygotowanie do samego wdrożenia powinno zająć od kilku do kilkunastu miesięcy – w zależności od skomplikowania obecnej sytuacji firmy i zasięgu jej działania.
Niezwykle istotne jest oszacowanie budżetu. Koszty wdrożenia systemów ERP i ich licencji mogą wahać się od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych. Wszystko jednak zależy od charakteru działalności, zakresu funkcjonalności systemu, indywidualnych wymagań i modyfikacji, wyboru modelu licencjonowania i hostowania.
Co wpływa na cenę systemu ERP?
Gdy jesteśmy na etapie porównania cen poszczególnych systemów ERP, zazwyczaj skupiamy się na cenie licencji. Tutaj możemy spotkać rozwiązanie w postaci licencji wieczystej bądź okresowej opłaty w formie subskrypcji. Pamiętać należy, że nie jest to jedyny składnik budżetu projektu wdrożenia systemu. Należy wziąć pod uwagę kwestie dotyczące analizy przedwdrożeniowej, samej usługi wdrożenia systemu, ewentualnego szkolenia pracowników, asysty powdrożeniowej i utrzymania systemu (jak np. aktualizacje oprogramowania).
Koszty zależą od wielu czynników, które na początku zainteresowania wdrożeniem systemu są często pomijane. Mowa tutaj o wielkości firmy, a konkretnie liczbie pracowników, co z kolei ma wpływ na ilość generowanych oraz przetwarzanych dokumentów oraz na liczbę użytkowników urządzeń, na których niezbędne będzie zainstalowanie zakupionego oprogramowania.
Obszary, jakie bezwzględnie należy wziąć pod lupę to określenie obszarów funkcjonalnych, kwestie infrastruktury technicznej oraz integracje zewnętrzne.
Adekwatny dobór modułów to klucz do wykorzystania możliwości systemu. O zastosowaniu systemu ERP możesz dowiedzieć się więcej TUTAJ. Podstawą jest określenie priorytetów, co powinno odbywać się w oparciu o konsultacje z pracownikami, bowiem docelowo to oni będą wykorzystywać system w codziennej pracy.
Kalkulator wdrożenia ERP — czyli, co jest brane pod uwagę, gdy przygotowujemy ofertę dla Twojej firmy.
Dostarczenie odpowiedzi na wskazane kwestie, w jak najbardziej szczegółowym stopniu, umożliwia dokonanie najwłaściwszego doboru systemu dla Twojej organizacji.