Jak przygotować się do zakupu systemu ERP? Podjęcie decyzji biznesowej w zakresie wdrożenia nowego rozwiązania wymaga odpowiedzi na pytanie “ile to będzie kosztowało”?

Na początku warto zaznaczyć, że koszty wdrożenia nie są kosztami stałymi i równymi. To nie jest kolejny niewielki projekt do zrealizowania w danym kwartale. Wybór odpowiedniego oprogramowania, oszacowanie wymagań i budżetu oraz przygotowanie do samego wdrożenia powinno zająć od kilku do kilkunastu miesięcy – w zależności od skomplikowania obecnej sytuacji firmy i zasięgu jej działania. 

Niezwykle istotne jest oszacowanie budżetu. Koszty wdrożenia systemów ERP i ich licencji mogą wahać się od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych. Wszystko jednak zależy od charakteru działalności, zakresu funkcjonalności systemu, indywidualnych wymagań i modyfikacji, wyboru modelu licencjonowania i hostowania.

Co wpływa na cenę systemu ERP?

Gdy jesteśmy na etapie porównania cen poszczególnych systemów ERP, zazwyczaj skupiamy się na cenie licencji. Tutaj możemy spotkać rozwiązanie w postaci licencji wieczystej bądź okresowej opłaty w formie subskrypcji. Pamiętać należy, że nie jest to jedyny składnik budżetu projektu wdrożenia systemu. Należy wziąć pod uwagę kwestie dotyczące analizy przedwdrożeniowej, samej usługi wdrożenia systemu, ewentualnego szkolenia pracowników, asysty powdrożeniowej i utrzymania systemu (jak np. aktualizacje oprogramowania). 

Koszty zależą od wielu czynników, które na początku zainteresowania wdrożeniem systemu są często pomijane. Mowa tutaj o wielkości firmy, a konkretnie liczbie pracowników, co z kolei ma wpływ na ilość generowanych oraz przetwarzanych dokumentów oraz na liczbę użytkowników urządzeń, na których niezbędne będzie zainstalowanie zakupionego oprogramowania. 

Obszary, jakie bezwzględnie należy wziąć pod lupę to określenie obszarów funkcjonalnych, kwestie infrastruktury technicznej oraz integracje zewnętrzne.

Adekwatny dobór modułów to klucz do wykorzystania możliwości systemu. O zastosowaniu systemu ERP możesz dowiedzieć się więcej TUTAJ. Podstawą jest określenie priorytetów, co powinno odbywać się w oparciu o konsultacje z pracownikami, bowiem docelowo to oni będą wykorzystywać system w codziennej pracy. 

Kalkulator wdrożenia ERP — czyli, co jest brane pod uwagę, gdy przygotowujemy ofertę dla Twojej firmy.

Dostarczenie odpowiedzi na wskazane kwestie, w jak najbardziej szczegółowym stopniu, umożliwia dokonanie najwłaściwszego doboru systemu dla Twojej organizacji. 

  • Branża – czyli wskazanie obszaru w jakim porusza się Twoja firma

    Branża produkcyjna, handlowa, usługowa, elektryczno-elektroniczna czy też rolnicza – każda z nich charakteryzuje się innymi przymiotami. Główna działalność przedsiębiorstwa wskazuje na procesy, przepływ informacji oraz pojawiającą się dokumentację, a każdy z wymienionych składników w sposób bezpośredni przekłada się na wdrożenie systemu ERP.

    I jako przykład wskazać możemy sytuację w której wdrożony w firmie system ERP pobiera informacje pochodzące z zamówienia sprzedaży i automatycznie przesyła je w odpowiednie dane finansowe do programu księgowego Twojego przedsiębiorstwa.

  • Wielkość firmy oraz liczba użytkowników systemu

  • Liczba faktur w danym miesiącu

  • Zakres wdrożenia systemu ERP 

    Niezbędnym do dalszych czynności jest określenie zakresu wdrożenia. Jakie obszary będzie obejmował system? Finanse i księgowość, sprzedaż, automatyzację, pracę mobilną, produkcję, magazyn czy może kadry i płace?

  • Integracje zewnętrzne

    Wiele firm korzysta z połączenie oprogramowania ERP z innymi systemami w celu automatyzacji pracy i sprawnego przepływu informacji. Najczęściej nasi Klienci posiadają integracje z rozwiązaniami typu WMS (jako przykład AVOCADO Packing); z systemami kurierskimi (AVOCADO Shipping) czy platformami e-commerce.

  • Potrzeby biznesowe

    Warto określić najpilniejsze z punktu prowadzonej działalności potrzeby. System Comarch ERP oparty jest na modułowej budowie, dlatego też jesteśmy w stanie dobrać odpowiedni zakres funkcjonalności.