Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to oficjalna rządowa platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, przyjmowania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od kiedy KSeF będzie obligatoryjny? – został uruchomiony w Polsce 1 stycznia 2022 roku, a od 2024 platforma będzie obowiązkowa dla wszystkich – wedle zapowiedzi Ministra Finansów. System ulokowany jest w infrastrukturze Ministerstwa Finansów, a dane są ściśle chronione. Polska jako jeden z niewielu krajów Unii Europejskiej (obok Włoch, Portugalii, Hiszpanii) wprowadzi system obowiązkowych, ustrukturyzowanych e-faktur.

system ksef, ministerstwo finansow

Do czego służy?

System KSeF służy w głównej mierze do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Podstawowym założeniem jest generowanie faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorcy, a następnie (przez API) przesłanie i wystawienie w Krajowym Systemie e-Faktur. Ten nowoczesny system do fakturowania automatycznie sprawdza czy przesłany dokument jest zgodny z obowiązującym wzorcem. Dodatkowo, po przesłaniu faktury na platformę zostanie ona oznaczona unikatowym numerem KSeF identyfikującym fakturę – od tego momentu faktura figuruje jako wystawiona i otrzymana przez odbiorcę.

co to jest faktura ustrukturyzowana

Dla kogo jest KSeF?

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą obowiązywały:

  • przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT

  • przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT

  • organy egzekucyjne i komorników sądowych, a także osoby fizyczne przez te organy upoważnione

  • osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA

  • podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP

Jakie są korzyści?

Wygoda

e-Faktury będą wydawane według jednego wzorca, dzięki któremu będą łatwe w użyciu.

Bezpieczeństwo

Faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie też konieczności wydawania jej duplikatów lub faktur korygujących.

Standaryzacja

Wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach FK stanie się dużo łatwiejsze.

Krótszy termin zwrotu podatku VAT

o 20 dni – z 60 na 40

Mniej obowiązków

Podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat.

Mniej danych do przesłania

Podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.

Możliwość wcześniejszego wystawienia faktury

Zmiana pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż 60. dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Zwiększenie procesów finansowo-księgowych Twojej Firmy!

Jak dołączyć?

Zaplanuj zasoby niezbędne do wdrożenia nowych regulacji:

etapy wdrazania kesf, system ksef

Aktualizacja procedur dotyczących fakturowania oraz archiwizacji wewnątrz jednostki.

etapy wdrażania ksef, jak wdrozyc ksef, system ksef

Przeszkolenie pracowników w zakresie nowych przepisów, a także nowego procesu fakturowania.

etapy wdrażania ksef, jak wdrozyc ksef, system ksef

Nadanie uprawnień konkretnym osobom (czy podmiotom) w zakresie obsługi KSeF.

etapy wdrażania ksef, jak wdrozyc ksef, system ksef

Konieczność wyboru oraz implementacji stosownego rozwiązania IT, w celu integracji systemu ERP z KSeF.

System Comarch ERP a KSeF

Wysyłka e-Faktur do KSeF w Comarch ERP zostaje udostępniana za pomocą funkcjonalności wbudowanych w systemach ERP w dwóch trybach:

  • demo/testowym

  • produkcyjnym

Bezpłatny okres próbny komunikacji z KSeF w systemach Comarch ERP?

Aby skorzystać z darmowej komunikacji z KSeF wystarczy odpowiednio skonfigurować system, zgodnie z informacjami udostępnionymi przy wydaniu nowej wersji na rynek systemów ERP.

Wskazane rozwiązania są implementowane do naszych systemów Comarch ERP:

Podsumowanie

  • KSeF jest rządową platformą do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych

  • od początku 2022 można dołączyć fakultatywnie, natomiast od 2024 r. KSeF będzie w Polsce obowiązkowy

  • dołączenie do KSeF niesie za sobą szereg przeróżnych korzyści – wiąże się ze sporą wygodą, bezpieczeństwem i mniejszą ilością obowiązków przedsiębiorcy

FAQ

Faktura, która została odrzucona przez Krajowy System e-Faktur lub nie było możliwości wystawienia jej z przyczyn leżących po stronie systemu, nie będzie figurowała na platformie jako wystawiona. Wówczas taka faktura nie zostanie oznakowana unikalnym numerem KSeF i w konsekwencji nie będzie uznana za fakturę ustrukturyzowaną, aż do momentu ponownego przesłania do KSeF. Powtórnie wysłany dokument będzie uznany za wystawiony w dacie jego ponownego przesłania na platformę i gdy nadany zostanie numer identyfikujący tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Nie ma ograniczenia odnośnie ilości przesyłanych faktur. Musi być to minimum jeden dokument. Maksymalny rozmiar części paczki po zaszyfrowaniu nie może natomiast przekroczyć 50 MB, przy czym liczba części archiwum nie może przekroczyć 100.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna przyjmuje format XML – nie PDF jak dotychczas. Dane nie są zapisane w postaci obrazu, a w formie uniwersalnych znaczników XML, które służą do przekazywania danych w ustrukturyzowany sposób. Format ten jest zgodny ze strukturą logiczną faktury FA(1).

Odbiorcy z dostępem do systemu KSeF będą widzieli na swoim koncie wystawione faktury.

KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę. Podatnik nie jest jednak pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące są wystawiane i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, zgodnie z art. 106k ust. 1-4 ustawy, tj. poza KSeF.

Podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.

Tak. W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.

Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Tzw. proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.