Nowoczesne przedsiębiorstwa produkcyjne i dystrybucyjne, dążąc do zwiększenia efektywności, coraz częściej stają przed wyzwaniami, którym sam system ERP nie jest w stanie sprostać. Choć Comarch ERP XL stanowi potężne narzędzie do zarządzania zasobami firmy, jego funkcjonalności w obszarze logistyki magazynowej mogą okazać się niewystarczające. Systemy klasy ERP, takie jak Comarch ERP XL, pełnią kluczową rolę w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa, zarządzaniu finansami, sprzedażą i produkcją. W wielu firmach stanowią one podstawę funkcjonowania procesów administracyjnych. Jednak w obszarze logistyki i gospodarki magazynowej, a szczególnie w przedsiębiorstwach produkcyjnych oraz dystrybucyjnych możliwości samego XL-a bywają niewystarczające. Brakuje im operacyjnej warstwy wykonawczej, która umożliwiałaby efektywną, zautomatyzowaną pracę magazynu w czasie rzeczywistym. Tę lukę wypełniają systemy klasy WMS, takie jak AVOCADO Packing, które działają w ścisłej integracji z Comarch ERP XL.
Z punktu widzenia użytkownika ERP najważniejsze jest to, że dobrze zaprojektowany system WMS nie konkuruje z ERP, lecz uzupełnia jego funkcjonalność. Należy zwrócić uwagę, że nie zastępuje logiki dokumentowej XL-a, lecz przekłada działania operacyjne na właściwe dokumenty księgowe i magazynowe.
Synergia systemów: jak WMS komunikuje się z Comarch ERP XL
Dwustronna integracja WMS z Comarch ERP XL zapewnia spójność operacyjną bez dublowania danych. ERP pozostaje nadrzędnym systemem zarządzania informacją i to właśnie z niego pochodzą dane o produktach, kontrahentach i dokumentach źródłowych, które uruchamiają procesy magazynowe. To jednak informacja zwrotna, płynąca z WMS do ERP stanowi o rzeczywistej wartości tego rozwiązania. Firma zyskuje dostęp do bieżącej informacji o wszelkich rozbieżnościach pomiędzy planowanymi a zrealizowanymi wydaniami. Wszelkie braki, nadwyżki czy uszkodzenia rejestrowane są na poziomie operacyjnym, a ich wpływ na dokumenty księgowe i stany magazynowe widoczny jest natychmiast, bez potrzeby ręcznego korygowania zapisów w ERP.
Dane, które są generowane przez system WMS stają się natychmiast dostępne dla innych działów organizacji. Jako przykład wskazać należy zespół handlowy, który posiada wgląd w aktualny status realizacji zamówienia klienta, co ułatwia komunikację i planowanie. Z kolei dział obsługi klienta może błyskawicznie zweryfikować, czy kompletacja paczki już się rozpoczęła i czy możliwe jest jeszcze uwzględnienie dodatkowej pozycji w wysyłce.
Specyfika pracy: WMS w dystrybucji a w produkcji
Jednym z najczęstszych scenariuszy w firmach produkcyjnych i dystrybucyjnych jest przyjęcie towaru z zewnątrz zarówno z zakupu, jak i z produkcji własnej. W standardowym podejściu użytkownik systemu ERP tworzy dokument zamówienia (ZD), a po dostawie ręcznie wystawia dokument PZ (przychód zewnętrzny) oraz inne dokumenty uzupełniające. Proces ten jest czasochłonny i obarczony ryzykiem błędu. W modelu zintegrowanym, Comarch ERP XL generuje zamówienie, które trafia do systemu WMS jako awizacja przyjęcia. Na jego podstawie operator magazynowy realizuje przyjęcie bezpośrednio z poziomu terminala poprzez skanowanie pozycji, przypisanie towarów do lokalizacji, kontroluje ilości i jakość. Po zatwierdzeniu operacji, WMS automatycznie generuje dokument PZ w Comarch ERP XL, a w przypadku produkcji również dokumenty RW (rozchód wewnętrzny) i MM (przesunięcie międzymagazynowe), zgodnie z przyjętym schematem. Warto zaznaczyć, że każda operacja wykonywana w magazynie zostaje odwzorowana w systemie ERP zgodnie z logiką jego działania. Dla przykładu, wydanie surowców na halę produkcyjną może automatycznie wygenerować w systemie dokument rozchodu wewnętrznego. Z kolei przeniesienie partii towaru do innej strefy składowania stworzy dokument przesunięcia międzymagazynowego. Proces ten jest w pełni zautomatyzowany i nie wymaga ręcznego wprowadzania danych przez pracownika biurowego, ponieważ cała dokumentacja powstaje na podstawie operacji zatwierdzonych przez magazynierów na terminalach.
W firmach dystrybucyjnych, często obsługujących rynek e-commerce, kluczowe jest zarządzanie bardzo dużym wolumenem niewielkich zamówień, nierzadko jedno- lub dwupozycyjnych. Priorytetem staje się tutaj maksymalne skrócenie czasu realizacji. System WMS osiąga to poprzez:
Z kolei w przedsiębiorstwach produkcyjnych głównym wyzwaniem jest zapewnienie ciągłości procesów i uniknięcie kosztownych przestojów. System WMS wspiera produkcję przez:
Kiedy ERP to za mało? Sygnały, że magazyn potrzebuje wsparcia
Momentem przełomowym dla wielu firm jest chwila, w której przestaje wystarczać informacja o ogólnej ilości towaru na stanie; pojawia się potrzeba precyzyjnego śledzenia lokalizacji każdej pojedynczej sztuki. Tradycyjny model, w którym wiedza o położeniu asortymentu znajduje się głównie w głowach doświadczonych magazynierów, staje się czynnikiem ograniczającym elastyczność i skalowalność operacji. Na konieczność wprowadzenia usprawnień wskazuje również sytuacja, gdy praca opiera się na urządzeniach stacjonarnych i generuje duże ilości dokumentów papierowych. Taki obieg jest nie tylko nieefektywny i podatny na błędy, ale również spowalnia pracę przez konieczność ręcznego przepisywania danych czy drukowania list kompletacyjnych. Wdrożenie rozwiązania klasy WMS, jak AVOCADO Packing, które wykorzystuje mobilne kolektory danych, pozwala ograniczyć archaiczny, papierowy obieg dokumentów do absolutnego minimum. Częstym problemem jest również coroczna inwentaryzacja, określana jako „zmora wielu firm”. Jest to proces niezwykle czasochłonny, który często wymaga zatrudnienia pracowników sezonowych. Co istotne, na czas jego trwania często konieczne jest zamknięcie magazynu i wstrzymanie sprzedaży. System WMS upraszcza ten proces, umożliwiając zastosowanie popularniejszej inwentaryzacji ciągłej. Pozwala ona na sukcesywną weryfikację stanów magazynowych w ciągu roku, bez potrzeby zamykania magazynu i wstrzymywania działalności handlowej.
