Podjęcie decyzji o wyborze systemu ERP stanowi wyzwanie dla przedsiębiorstw, stąd osoby zarządzające powinny dokładnie określić zakres merytoryczny systemu. Podstawowym zadaniem jest wyodrębnienie obszarów, w jakich funkcjonuje przedsiębiorstwo, dzięki czemu można wskazać zachodzące w nim procesy biznesowe. Należy pamiętać, iż systemy ERP to oprogramowanie, które służy wsparciu nie tylko właścicieli firmy czy menadżerów, ale przede wszystkim pracowników wykonujących swoje codzienne obowiązki służbowe.  

 1. System ERP dopasowany do Twojej firmy

Pierwszym krokiem, który należy podjąć jest diagnoza potrzeb organizacji, polegająca na wnikliwym określeniu oczekiwań i założeń, odnośnie których zostaną dopasowane rozwiązania ERP i firma odpowiedzialna za wdrożenie. Precyzyjne przygotowanie listy aspektów stanowiących szansę na udoskonalenie, pozwoli na efektywną współpracę w zakresie doboru rozwiązania. Warto zweryfikować dotychczasowe wdrożenia przeprowadzone przez firmę, którą zamierzamy wybrać.

Oto lista zagadnień, które powinny przeanalizować przedsiębiorstwa decydujące się na skorzystanie z systemu ERP:

  • Wskazanie problemów biznesowych, które chcemy rozwiązać z wykorzystaniem systemu ERP

  • Określenie efektów jakie pragniemy uzyskać po wdrożeniu

  • Wskazanie funkcjonalności jakie powinny zawierać się w systemie ERP

  • Próba dostosowania licencji z podziałem na moduły

  • Podjęcie decyzji w zakresie wykorzystania stacjonarnych serwerów w siedzibie firmy czy przechowywania w chmurze?

2. Korzyści, jakie może przynieść wdrożenie Comarch ERP

Automatyzacja i przyspieszenie procesów zachodzących w firmie np. związanych z możliwością obsługi większej liczby klientów czy automatyzacji w zakresie ewidencjonowania podatku VAT, to przykładowe korzyści wynikające z wykorzystania oprogramowania ERP. Kwestia zgodności z obowiązującym prawem jest sporym wyzwaniem dla wielu firm. Dobrym przykładem jest wprowadzenie Polskiego Ładu i aktualizacja systemu Comarch ERP względem tych zmian. Dzięki aktualnemu oprogramowaniu, przedsiębiorstwo ma możliwość dopasowania własnych działań do dynamicznego rynku przepisów prawnych. 

W obrębie działań diagnostycznych, należy sprawdzić aktualne działania pracowników w zakresie obsługiwanych przez nich programów, aby stwierdzić czy istnieją zbędne koszty i błędy wynikające z powtarzalności czynności (np. wprowadzania czy pobierania danych w różnych systemach). Usprawnienie, jakie oferują systemy ERP, dotyczy właśnie szybkiego dostępu do właściwych informacji. Kluczowym zadaniem przedsiębiorstwa jest zatem określenie działów wymagających wsparcia, jak np.: kadry, zarządzanie produkcją, księgowość czy zarządzanie magazynem. Wyodrębnienie procesów biznesowych prowadzi do odpowiednio dostosowanego oprogramowania mającego eliminować dotychczas pojawiające się problemy czy braki. Warto przeprowadzić wśród pracowników badanie, które pozwoli pozyskać wiedzę, jakie zmiany są pożądane. Wraz z dostępem do rzetelnej informacji, wzrasta szansa na skuteczną automatyzację rutynowych zadań i wykluczenie występowania wąskich gardeł w zakresie obiegu informacji. 

3. Warto sprawdzić jaki model licencjonowania systemów ERP dobrać

Dokonując analizy, przedsiębiorstwo nie powinno omijać określenia informacji w zakresie dostosowania modelu licencjonowania. Można spotkać trzy rodzaje licencji: stanowiskową, modułową oraz licencję serwerową. Koszty zakupu licencji znane są klientowi od początku wdrożenia i wówczas może zdecydować, czy chce zakupić licencję np. opartą na ilości stanowisk, gdzie zainstalowany jest system, czy też woli oprzeć swój zakup na podstawie liczby użytkowników wykorzystujących w swojej pracy dany moduł. Kalkulacja kosztów rozważanych możliwości powinna obejmować porównanie kosztu licencji dożywotnich, a kosztów subskrypcji, jak również wydatków, jakie musi ponieść przedsiębiorstwo przy zakupie serwerów i niezbędnego oprogramowania systemowego przy  wprowadzeniu infrastruktury chmurowej. Ponadto, nie należy zapominać o kosztach związanych z utrzymywaniem należytego poziomu bezpieczeństwa wskazanych wariantów.

Kolejną kwestią jest wykorzystanie systemów ERP w wersji stacjonarnej (instalacja na komputerze) lub w chmurze. Podjęcie decyzji o sposobie korzystania z systemów ERP determinowane jest kosztami zakupu oraz formą utrzymania infrastruktury i wspomnianym bezpieczeństwem danych. Druga ze wskazanych opcji zwalnia z wymogu utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej, natomiast może stanowić wyzwanie związane z opłatami w długim okresie. Jednakże ogromna mobilność wykorzystywania usług z dowolnego miejsca na ziemi bez obowiązku tworzenia całej infrastruktury, stanowi odpowiedź na potrzeby wielu przedsiębiorstw. 

4. Zaplanuj wdrożenie systemu ERP w oparciu o harmonogram

Zainicjowanie wdrożenia powinno objąć najważniejsze działy przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym braku zakłóceń w wykonywanych przez nie obowiązkach. Dobrze opracowany harmonogram wdrożenia gwarantuje płynność działań i wprowadzenie funkcjonalności na czas. Systemy Comarch ERP wykazują się elastycznością w zakresie dostosowania ich do działalności firmy. Wiele standardowych funkcji można wkomponować w rozwiązania branżowe. 

Wybór firmy, która dostarczy i wdroży wymagany przez przedsiębiorstwo zakres wsparcia technicznego odnośnie danej aplikacji, to kolejny ważny element procesu decyzyjnego. Warto wybierać firmy świetnie znające oprogramowanie (twórcy, firmy partnerskie), które zapewniają także usługi konsultingowe i wdrożeniowe. Elementem przemawiającym za wyborem konkretnej firmy może być doświadczenie w postaci osiągniętych przez nią wyników, warto więc zapoznać się z rankingami i przeprowadzonymi przez firmę wdrożeniami. Wybór w zakresie współpracy może być procesem długotrwałym, jednakże podjęte przez nas decyzje w tym zakresie będą przekładały się na efektywność i działania biznesowe. Jeżeli potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z nami!