Mechanizm do rozliczeń zbiorczych | dla Comarch ERP Optima i XL
Branża: e-commerce działający w segmencie elektroniki użytkowej
→ CEL WDROŻENIA: Automatyzacja rozliczeń płatności spływających od wielu kontrahentów takich jak: InPost, Poczta Polska, Allegro Przelewy24, PayU.
Firma z branży e-commerce zwróciła się do nas w związku z podjęciem decyzji o wdrożeniu narzędzia do rozliczania wpłat zbiorczych, które rozdziela i przypisuje wpłatę od konkretnych podmiotów-łącząc wybraną transakcję z dokumentem handlowym. Przedsiębiorstwo w codziennej pracy wykorzystuje system Comarch ERP Optima. Dla rozwijającego się przedsiębiorstwa istotnym jest możliwie szerokie zautomatyzowanie poszczególnych czynności, również tych w zakresie księgowości. W związku z wcześniejszą współpracą, naturalnym dla firmy było zwrócenie się do YOSI.PL, autoryzowanego partnera Comarch o wsparcie i wdrożenie mechanizmu do automatyzacji rozliczeń dedykowanego dla systemu Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL oraz dla firm korzystających z aplikacji AVOCADO Shipping. Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że obsługa i realizacja płatności to kluczowe etapy w życiu każdego przedsiębiorstwa, nie inaczej jest w przypadku tego Klienta. Prostota i szybkość przebiegu wskazanych procesów jest skorelowana z sytuacją finansową firmy i jej bieżącymi wynikami. Możliwość maksymalnego uproszczenia wskazanego obszaru wiąże się z wykorzystaniem automatyzacji i zrezygnowaniem z tradycyjnego podejścia biznesowego.
REALIZACJA USŁUGI: AUTOMATYCZNE ROZLICZENIA PŁATNOŚCI
Nawiązując do zgłaszanego problemu przez firmę i pojawieniu się zapytania, w związku z możliwością wdrożenia automatycznych rozliczeń płatności, pracownicy YOSI.PL zwrócili się do pracowników Klienta o przesłanie przykładowych plików CSV z płatnościami. Tego typu informacja pozwoliła na ustalenie, czy wykonanie wdrożenia wskazanego narzędzia jest możliwe. Firma, decydując się na takie rozwiązanie ma możliwość uniknąć poważnych konsekwencji wynikających z drobnych omyłek, a ograniczenie ręcznego wprowadzania danych pozwala na eliminację zbędnych czynności i kosztownych błędów ludzkich.
W oparciu o dostarczone pliki CSV pracownicy firmy YOSI.PL ustalili jak należy dokonać powiązania danych płatności z dokumentem w systemie Comarch ERP Optima. Istotnym na tym etapie było ustalenie z firmą jak oferowane narzędzie ma działać na podstawie zakresu identyfikatora. Powiązanie płatności z dokumentem na podstawie np. ID transakcji pozwala rozliczać różne typy płatności od spedytorów. Założenia objęte pracami dotyczyły rozliczania płatności w opcji za pobraniem, mowa tutaj o zbiorczych wypłatach wraz z zestawieniami. Niezbędnym w tym zakresie było ustalenie zasad parowania wpłat bankowych z dokumentami sprzedaży. Istotnym dla Użytkownika w zakresie wdrożenia mechanizmu do automatyzacji rozliczeń było rozliczanie płatności wpływających z systemu płatności internetowych – Przelewy24, co ma związek z wykorzystywaną formą sprzedaży opartej na sklepach internetowych. Podobnie jak w przypadku wpłat z pobrania, pliki te dostępne są w formacie CSV.
Przedsiębiorstwo korzysta również z portalu aukcyjnego Allegro, stąd rozliczenia płatności odbywają się z wykorzystaniem systemów płatności internetowych takich jak PayU czy wspomniane wcześniej Przelewy24. Cały proces rozliczeń to zarówno wpłaty pochodzące od Allegro Finanse, jak i wypłaty i zwroty z uwzględnieniem funkcji parowania ich z paragonami, fakturami, korektami paragonów i korektami faktur, które są nieodłącznymi elementami w codziennej działalności firmy obsługującej Klientów w zakresie sprzedaży na odległość.
Kolejnym etapem realizacji wdrożenia mechanizmu było przygotowanie modyfikacji ustalonych z Klientem przez pracowników YOSI.PL. Istotą ustaleń było włączenie w mechanizm – formatu przelewu dla każdego pliku w formacie CSV dostarczonego przez Klienta. Format przelewu w systemie Comarch ERP Optima odpowiada za wyjaśnienie sposobu czytania plików CSV, pozwala to na poprawne importowanie przelewów do zapisów kasowo-bankowych. Po prawidłowym etapie importowania istnieje możliwość ustalenia kontrahentów, zgodnie ze sparowanymi dokumentami. Wykonanie wskazanych operacji pozwala Klientowi na szybsze i prostsze rozliczenie dokumentu, co przełożyło się na digitalizację i automatyzację procesów związanych z płatnościami po stronie przedsiębiorcy. Nasze rozwiązanie stanowi dodatkową funkcję wobec systemu Comarch ERP Optima. Zadaniem mechanizmu do automatyzacji rozliczeń jest pilnowanie zgodności podmiotów. W standardowym modelu mechanizmu do automatyzacji rozliczeń rozliczenia tworzone są jako rozliczenia całkowite. Zgodnie z potrzebami firmy dostosowaliśmy rozwiązanie tak, aby narzędzie pozwalało na rozliczenia częściowe.
EFEKTY WSPÓŁPRACY
Współpraca pomiędzy Klientem a firmą YOSI.PL pozwoliła na zaimplementowanie automatycznych rozliczeń płatności. Dzięki przedstawionemu wdrożeniu przedsiębiorstwo zyskało możliwość szybkiego i precyzyjnego rozliczania płatności, które napływają od wielu kontrahentów takich jak kurierzy czy spedytorzy. Optymalizacja i przyspieszenie procesów zachodzących w firmie pozwala na osiągnięcie większej efektywności działania, co dotyczy także księgowości. Wdrożone rozwiązanie stanowi odpowiedź na potrzebę autokontroli, oszczędność czasu i zmniejszenie ryzyka pomyłek.
KORZYŚCI Z ROZLICZENIA PŁATNOŚCI ZBIORCZYCH
- Klient oszczędza czas, dzięki wykorzystaniu automatycznego przetwarzania zestawień płatności,
- Precyzyjność rozliczeń eliminuje ryzyko pomyłki,
- Kontrola nad całym procesem rozliczania płatności, narzędzie do automatyzacji rozliczeń dokonuje zestawień i porównuje występujące różnice,
- Dedykowane rozwiązanie dla Klienta w zakresie wprowadzenia rozliczeń częściowych.
