Ciesząca się zainteresowaniem aplikacja – mechanizm do automatyzacji rozliczeń zbiorczych, wciąż w niektórych aspektach jest niejasna dla osób zainteresowanych jej zakupem. Dlatego też, poniżej przedstawiamy najczęściej zadawane pytania #faq, które pojawiają się w kontekście mechanizmu do rozliczeń zbiorczych dla Comarch ERP Optima i XL.
Zaczynajmy!
W jaki sposób aplikacja ta funkcjonuje w Comarch ERP Optima?
Mechanizm jest uruchamiany z poziomu listy zapisów kasowo-bankowych w systemie Optima. W tym celu, operator musi skorzystać z funkcji dodatkowej wdrażanej przez naszą firmę. Funkcja dodatkowa uruchamia specjalnie przygotowane, dedykowane procedury uprzednio wdrożone na bazie danych.
Czy jest to dodatkowy program?
Nie, nie jest to osobna aplikacja. Są to dedykowane, dodatkowe procedury wdrażane przez nas.
Czy Comarch ERP Optima potwierdzi, że powiązały się dokumenty?
Tak, klient otrzyma komunikat po wykonaniu procedury, że dokumenty zostały powiązane. Dodatkowo, w standardzie Comarch ERP Optima na liście zapisów kasowo-bankowych, znajdziemy informacje czy dany zapis kasowo-bankowy jest powiązany z kontrahentem i czy został opłacony (rozliczony z fakturą).
Czy cena jest zależna od ilości sposobów rozliczeń?
Cena zależy od ilości plików dostarczanych przez dostawców, które chcemy zaimportować do systemu.
W jakim formacie należy importować pliki?
Zalecany format plików to csv lub txt, natomiast, jeżeli plik od dostawcy jest w innym formacie, jest możliwość przekształcenia w format pozwalający na import pliku do systemu np. przez program Excel.
Jeśli pierwszym krokiem jest ustalenie kontrahenta co z Klientami indywidualnymi? Jak wtedy działa mechanizm?
Mechanizm rozpoznaje Klientów na podstawie unikalnego identyfikatora, który znajduje się w pliku importowanym. Identyfikacja zapisu jest wspierana poprzez dwa warunki. Pierwszy z nich dotyczy samego identyfikatora – zalecamy, aby był to unikalny ciąg alfanumeryczny (odradzamy określania identyfikatora jako imię i nazwisko lub login). Drugi warunek dotyczy kwoty, która musi być zgodna z kwotą znajdującą się na fakturze lub zamówieniu.
IDENTYFIKATOR PŁATNOŚCI
Nie zalecamy, aby identyfikatorem było imię i nazwisko czy login, lepiej jeśli jest to unikalny identyfikator, jak ciąg alfanumeryczny!
Co w przypadku, kiedy obsługujemy stałych Klientów i dokonują jednej płatności zbiorowej za kilka transakcji? Jak to rozdzielić?
Standardowym rozwiązaniem jest, aby w opisie takiego przelewu wpisane były numery faktur oddzielone przecinkiem lub innym znakiem. Ewentualnie może być to numer zamówienia.
Przy mechanizmie wprowadzamy do systemu zapis. Co z zapisem z banku, w którym też mamy te transakcje? Te same transakcje w dwóch zapisach, jak to działa?
W takiej sytuacji jeden z zapisów kasowo-bankowych np. ten z banku powinien być oznaczony jako NIE ROZLICZAJ. Nie możemy rozliczyć dwóch zapisów jednocześnie, a zapisy zaimportowane, są standardowo rozliczane.
W którym miejscu w systemie ERP powinien być identyfikator, po którym będziemy łączyć pozycję z zapisu z dokumentem?
W systemie ERP identyfikator powinien znajdować się na fakturze lub RO (zamówieniu) w polu opis lub atrybucie przypisanym do dokumentu.
Co w sytuacji, jeśli w jednym rejestrze mamy zapisy od różnych dostawców? Jak wtedy wygląda rozliczenie?
Działanie naszego mechanizmu wymusza utworzenie nowych rejestrów technicznych powiązanych na zasadzie rejestr per dostawca (1:1). Nie możemy tego mieszać. Dla danego dostawcy może być utworzony tylko jeden rejestr.
Co z prowizją od transakcji? Czy jest łączona? Jeśli tak to z jakim dokumentem?
Pozycje odpowiadające za prowizje od transakcji pozostają na liście zapisów kasowo-bankowych oznaczone jako nierozliczone i muszą być zweryfikowane i ewentualnie rozliczone ręcznie przez operatora.
