Comarch ERP Optima to jedno z najczęściej wybieranych w Polsce rozwiązań klasy ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw. System ten od lat wspiera firmy handlowe, usługowe i produkcyjne w zakresie księgowości, kadr i płac, sprzedaży, gospodarki magazynowej oraz analiz controllingowych. Z punktu widzenia wielu organizacji, Optima stanowi podstawowy filar codziennej pracy, ponieważ pozwala sprawnie wystawiać dokumenty handlowe, prowadzić rejestry finansowe, zarządzać klientami i obsługiwać zamówienia. Dzięki szerokiemu wachlarzowi modułów system daje dużą elastyczność wewnętrzną.
Każda rozwijająca się firma handlowa lub produkcyjna w pewnym momencie dochodzi do ściany, która można okreslić mianem logistycznego sufitu, którego nie da się przebić, opierając się wyłącznie na standardowych funkcjach systemu ERP. Zamówień przybywa, asortyment się poszerza, a wraz z nimi rośnie presja na szybkość i bezbłędność realizacji. To właśnie w tym momencie pojawia się kluczowe pytanie: Czy system ERP, taki jak Comarch ERP Optima, wystarcza do efektywnego zarządzania operacjami magazynowymi?
Ograniczenia systemu Comarch ERP Optima w pracy magazynowej
Choć Comarch ERP Optima bardzo dobrze sprawdza się jako system sprzedażowo-finansowy, jego możliwości w zakresie obsługi fizycznych operacji magazynowych są ograniczone. Poniżej przedstawiamy najczęściej wskazywane przez firmy bariery, które pojawiają się w codziennej pracy, gdy działalność obejmuje operacje magazynowe:
Brak wsparcia w obszarze pracy operacyjnej na magazynie
Systemy klasy ERP, takie jak Comarch ERP Optima, z założenia są narzędziami przeznaczonymi do pracy biurowej, a nie systemami operacyjnymi dla pracowników magazynowych. Praca w nich odbywa się głównie przy stanowiskach komputerowych, co w warunkach magazynowych jest nieefektywne i często opiera się na wydrukowanych listach kompletacyjnych. Systemy te nie zapewniają natywnego wsparcia dla kluczowych w logistyce urządzeń mobilnych, takich jak kolektory danych ze zintegrowanym skanerem kodów kreskowych czy ekrany terminalowe.
Standardowy moduł magazynowy w systemie ERP często nie posiada wbudowanej, szczegółowej obsługi lokalizacji towarów. W praktyce oznacza to, że firma wie, ile towaru posiada na stanie, ale nie ma informacji o jego dokładnej lokalizacji. Precyzyjne namierzenie konkretnej sztuki w magazynie staje się niemożliwe. Prowadzi to bezpośrednio do nieefektywnej kompletacji zamówień, realizowanej najczęściej na podstawie wydrukowanych list. Dedykowany system WMS rozwiązuje ten problem, pozwalając na zbudowanie pełnej, cyfrowej struktury magazynu, czyli funkcji, której standardowy moduł w systemie Optima nie umożliwia. W ramach tej wirtualnej mapy można zorganizować dedykowane strefy, np. łatwo dostępną strefę wysyłek (zoptymalizowaną pod kątem szybkich pobrań) oraz strefę zapasów. Dzięki temu system WMS nie tylko precyzyjnie wskazuje miejsce składowania każdego produktu , ale również na podstawie tej wiedzy może wyznaczyć dla pracownika optymalną ścieżkę kompletacji (tzw. marszrutę), co znacząco skraca czas realizacji zamówień.
Brak automatyzacji procesów w tle
W standardowym modelu pracy z systemem ERP większość czynności, takich jak przyjęcia, wydania, przesunięcia międzymagazynowe (MM) czy wystawianie końcowych dokumentów (PZ, WZ), wymaga ręcznego zatwierdzania i obsługi w interfejsie przez pracownika biurowego. Brakuje mechanizmów, które pozwalałyby na działanie w tle i automatyczne reagowanie na zdarzenia fizycznie zachodzące w magazynie.
Integracja z systemem WMS odwraca tę logikę. Jej celem jest, aby wszystkie zdarzenia w systemie Optima, które powinny skutkować operacjami magazynowymi, były obsługiwane automatycznie. Zarówno same procesy, jak i ich efekty w postaci dokumentów (np. faktury, PZ), pracują w tle, bez potrzeby angażowania użytkownika. Przykładem takiej automatyzacji jest mechanizm zatowarowania strefy kompletacyjnej: system WMS AVOCADO Packing sam monitoruje stany minimalne i w razie potrzeby automatycznie generuje dla pracownika polecenie uzupełnienia towaru ze strefy zapasów. Kolejnym obszarem jest automatyzacja obiegu dokumentów zwrotów.
Ograniczona kontrola nad rozmieszczeniem towarów w magazynie
Ograniczenia w kompletacji zamówień
Logika kompletacji w systemie ERP najczęściej opiera się na prostej realizacji pojedynczych dokumentów (np. RO), co w praktyce sprowadza się do nieefektywnego zbierania towarów z wydrukowaną listą. System ERP Optima nie jest w stanie optymalizować ścieżki zbiórki ani wspierać zaawansowanych scenariuszy kompletacyjnych. System AVOCADO Packing wprowadza tu fundamentalną zmianę, oferując szereg zaawansowanych metod, które można dostosować do charakteru zamówień i organizacji magazynu. Zamiast ręcznej analizy, system sam grupuje zlecenia i prowadzi pracownika, wspierając takie scenariusze jak:
Posiadanie tak szerokiego wachlarza metod kompletacji pozwala na strategiczne dopasowanie sposobu pracy do aktualnej struktury zamówień. Inaczej obsługuje się setki małych zamówień jednopozycyjnych typowych dla e-commerce, a inaczej kompleksowe zlecenia od odbiorców hurtowych, często w formie wysyłek pełnopaletowych. Elastyczność w tym zakresie bezpośrednio przekłada się na wydajność całego magazynu.
Brak pracy w czasie rzeczywistym i opóźnienie danych
W tradycyjnym modelu pracy z systemem ERP, dane dotyczące operacji fizycznych są często przetwarzane z opóźnieniem. Dokumenty magazynowe tworzone są post factum, co oznacza, że obraz stanu magazynowego w systemie jest zawsze opóźniony względem rzeczywistości. Taka praca uniemożliwia dynamiczne planowanie i podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne dane. Integracja z systemem WMS eliminuje ten problem, ponieważ jego podstawą jest praca w czasie rzeczywistym. Każda operacja wykonana na terminalu mobilnym jest natychmiast odzwierciedlana w systemie.
Wyróżnikiem jest natychmiastowe generowanie dokumentów. Gdy osoba na stanowisku pakowacza kończy pakować zamówienie, system w tym samym momencie automatycznie drukuje etykietę z listem przewozowym, a w tle może powstać faktura lub paragon w systemie Optima. Ta sama zasada natychmiastowej reakcji na zdarzenia fizyczne dotyczy zarządzania stanami magazynowymi. Kiedy piker pobiera towar i jego ilość spada poniżej zdefiniowanego minimum, polecenie uzupełnienia zapasów jest generowane natychmiast. System działa w ten sam sposób przy obsłudze zwrotów, po zweryfikowaniu i przyjęciu towaru z powrotem na magazyn, produkt staje się dostępny do dalszej odsprzedaży ponieważ jego stan jest aktualizowany na bieżąco.
Podsumowanie: Kiedy ERP w magazynie to za mało?
System Comarch Optima, przestaje być wystarczający w momencie, gdy rosnąca skala i złożoność operacji logistycznych zaczyna generować problemy, których nie da się efektywnie rozwiązać za pomocą narzędzi przeznaczonych do pracy biurowej. Kluczowe sygnały świadczące o tej granicy to przede wszystkim utrata kontroli nad fizycznym przepływem towaru i spadek wydajności. Przede wszystkim pojawia się chaos lokalizacyjny: firma wie, ile towaru posiada, ale nie ma informacji, gdzie dokładnie on się znajduje, co utrudnia zarówno jego odnalezienie, jak i optymalne wykorzystanie przestrzeni. Prowadzi to bezpośrednio do niskiej wydajności kompletacji, gdzie proces oparty na ręcznej analizie dokumentów z ERP staje się wąskim gardłem, generującym błędy i opóźnienia w realizacji zleceń. Równocześnie narasta problem braku pracy w czasie rzeczywistym, ponieważ dane w systemie ERP są często opóźnione względem fizycznych operacji, tworząc dług informacyjny i uniemożliwiając podejmowanie trafnych decyzji. Całość dopełnia brak automatyzacji, gdzie kluczowe procesy, takie jak wystawianie dokumentów PZ czy WZ, wymagają ręcznej interwencji w interfejsie ERP, zamiast dziać się w tle jako reakcja na fizyczne zdarzenia w magazynie.
Jeśli szukasz rozwiązania WMS rozszerzającego możliwości Comarch ERP Optima zapytaj o WMS AVOCADO Packing.
