Standardowa architektura systemu Comarch ERP Optima została zaprojektowana w sposób, który priorytetowo traktuje bieżące rozliczenia i aktualny status ubezpieczeniowy. W efekcie program domyślnie prezentuje operatorowi jedynie najnowszą, aktualnie obowiązującą wersję umowy oraz karty pracownika, nadpisując poprzednie wartości pól przy wprowadzaniu aneksów czy zmian stawek. „Mechanizm do historii umów” eliminuje to technologiczne ograniczenie. Funkcjonuje jako zaawansowane rozszerzenie, które automatycznie archiwizuje i indeksuje historyczne wersje danych przy każdym zapisie, tworząc kompletną i nienaruszalną ścieżkę audytową.
